Privacy verklaring

Ingangsdatum: 25 mei 2018

 

REIKWIJDTE & WIJZIGINGEN

Dit is een algemene verklaring over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken van externe betrokkenen, zoals klanten, consumenten en zakelijke partners.

Voor zover dit relevant en gepast is, verstrekken we in specifieke situaties aanvullende privacyverklaringen die de hier verstrekte informatie kunnen wijzigen en/of aanvullen.  

Deze verklaring kan af en toe aangepast worden. Wanneer dit gebeurt, verstrekken we meteen een bijgewerkte versie met de wijzigingen in kwestie.  

 

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKEN & CONTACTGEGEVENS

ALK en haar entiteiten (de volledige lijst en contactgegevens zijn hier te vinden) zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken. Over het algemeen zijn onze lokale ALK-kantoren het eerste aanspreekpunt voor betrokkenen in de regio in kwestie, ook wanneer zij hun rechten willen uitoefenen. Deze rechten kunnen echter uitgeoefend worden ten opzichte van en tegen elke verwerkingsverantwoordelijke.

Primaire contactgegevens voor uw taal/regio: ALK Abelló BV ∙ Transistorstraat 25 ∙ 1322 CK Almere ∙ Nederland ∙ T +31 36 539 78 40 ∙ email infonl@alk.net.

De contactgegevens van de functionaris(sen) gegevensbescherming van ALK zijn hier te vinden.

 

DOOR ONS VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS

Over het algemeen verwerken wij uw gegevens alleen als deze noodzakelijk zijn voor onze gerechtvaardigde zakelijke doeleinden, als wij hiertoe op grond van de relevante wetgeving verplicht zijn of wanneer u er vrijwillig voor kiest om deze aan ons te verstrekken.

Gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid, verwerken wij alleen als dat onder de relevante wetten is toegestaan of wanneer u ons uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming verleent. We verzamelen niet bewust online gegevens over kinderen via onze websites en apps, en in andere situaties verzamelen we dergelijke gegevens alleen wanneer deze relevant en gepast zijn volgens de desbetreffende wetten. Wanneer we dit doen, betrekken we altijd de ouders of verzorgers van de kinderen.  

 

We moeten een reden ('doel') en een rechtsgrond hebben voor de verwerking van uw gegevens. Het gaat om de volgende specifieke categorieën data en relevante gegevens:
1) Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van overeenkomsten met u (bijvoorbeeld wanneer u onze producten bestelt, of een zakelijke overeenkomst sluit voor de levering of ontvangst van goederen of diensten van of aan ons), zoals contactgegevens; identificatoren die relevant zijn voor de overeenkomst; financiële gegevens; gegevens over bestellingen, verzending en aflevering; gegevens over de overeenkomst en de prestatieparameters;
a. Doel: uitvoering van de overeenkomst met u
b. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met u
c. Bewaartermijn: zolang de overeenkomst van kracht is en 2 jaar daarna (deze periode kan verlengd worden, bijv. in geval van een wettelijk vereiste of een vordering in rechte).
d. Gegevensbron: gewoonlijk worden gegevens door u verstrekt en via interne bedrijfsprocessen.
e. Verplichting tot het verstrekken van gegevens en gevolgen van het niet verstrekken: de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst zijn een voorwaarde voor het sluiten van de overeenkomst/plaatsen van een order en de ontvangst of levering van de producten en diensten in kwestie.

2) Gegevens die verwerkt moeten worden om te voldoen aan wettelijke eisen, zoals financiële en belastinggegevens, relevante gegevens over gezondheid, veiligheid en arbeidsgeschiktheid, wetgeving ter bestrijding van witwassen enz.
a. Doel: nakoming van wettelijke verplichtingen
b. Rechtsgrond: nakoming van wettelijke verplichtingen
c. Bewaartermijn: zo lang als de wetten in kwestie vereisen
d. Gegevensbron: gewoonlijk worden gegevens door u verstrekt en via interne bedrijfsprocessen.
e. Verplichting tot het verstrekken van gegevens en gevolgen van het niet verstrekken: u bent mogelijk op grond van bepaalde wetten verplicht tot het verstrekken van bepaalde gegevens, zoals uw BTW- of KVK-nummer, en niet-verstrekking van die gegevens kan ertoe leiden dat ALK niet in staat is om te voldoen aan wettelijke vereisten en tot de in die wetten vastgelegde gevolgen.

3) Gegevens waarvoor we een gerechtvaardigd belang hebben om deze te gebruiken in het kader van onze bedrijfsactiviteiten, zoals bedrijfsdocumenten en gegevens over onze betrekkingen en activiteiten; relevante bedrijfsclassificaties en contactgegevens; openbaar beschikbare relevante zakelijke gegevens over professionals en vertegenwoordigers van bedrijven en overheden; zakelijke e-mails en correspondentie; gegevens die relevant zijn voor deelname aan congressen en trainingen of bij het geven van openbare interviews of deelname aan officiële evenementen; gegevens voor IT-beveiliging en administratie (we gebruiken ook cookies - bij een bezoek aan onze website krijgt u een passende melding te zien over het gebruik daarvan); noodzakelijke gegevens ter voorkoming van fraude en misbruik en ter waarborging van de gezondheid en veiligheid tijdens zakenreizen en evenementen; beveiligings- en bezoekersgegevens, met inbegrip van bewakingscamera's die gebruikt worden voor de beveiliging van onze panden. We hebben ook een gerechtvaardigd belang om gegevens te delen binnen de ALK Group voor interne administratieve doeleinden en om de gegevens te verstrekken aan externe partijen waarmee we samenwerken (bijv. reisorganisaties), indien dit relevant is.
a. Doel: ons bedrijf op een efficiënte en veilige wijze leiden, met inbegrip van het behoud van de veiligheid van gegevens en van werknemers en patiënten, en waarborging van een goede kwaliteit van producten en diensten, direct marketing voor ALK-producten of -diensten die vergelijkbaar zijn met degene die u al gekocht heeft (u kunt zich hiervoor altijd afmelden).
b. Rechtsgrond: onze gerechtvaardigde belangen
c. Bewaartermijn: gegevens worden alleen bewaard zolang ze relevant zijn. Hierop zijn periodieke reviews en interne bewaarvoorschriften van toepassing. Gewoonlijk bewaren wij bedrijfsgegevens tot twee jaar na ons laatste interactie.
d. Gegevensbron: gewoonlijk worden gegevens verstrekt door u of via interacties met u en met zakelijke partners, indien van toepassing
e. Verplichting tot het verstrekken van gegevens en gevolgen van het niet verstrekken: meestal worden de gegevens beschikbaar door interacties en zakelijke activiteiten waarbij u betrokken bent. In uitzonderingsgevallen kan u gevraagd worden bepaalde gegevens te verstrekken, als het gerechtvaardigd is om deze gegevens op te vragen ten behoeve van relevante bedrijfsactiviteiten. In dergelijke situaties moeten de eventuele gevolgen aan u meegedeeld worden.

U kunt te allen tijde contact met ons opnemen voor nadere informatie over hoe we een evenwicht trachten te bewaren tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en vrijheden.
4) Gegevens waarvoor u toestemming geeft voor de verwerking, bijv. wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief/-brieven of optionele informatie verstrekt via contactformulieren
a. Doel: u de mogelijkheid bieden om informatie te delen en informatie of diensten te ontvangen die zijn afgestemd op uw behoeften
b. Rechtsgrond: toestemming
c. Bewaartermijn: gegevens worden slechts zo lang bewaard als u wenst of zo lang als wij relevant achten gezien de bedrijfssituatie of de dienst, naar gelang wat eerder is
d. Gegevensbron: gewoonlijk worden gegevens rechtstreeks door u verstrekt
e. Verplichting tot het verstrekken van gegevens en gevolgen van het niet verstrekken: u bent niet verplicht gegevens te verstrekken

Voor zover mogelijk verstrekken wij u nadere informatie, zoals over de specifieke wetten in kwestie en de bewaartermijnen.

 

AAN WIE VERSTREKKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS (ONTVANGERS VAN PERSOONSGEGEVENS)?

 

Voor zover mogelijk geven wij u nadere informatie over de specifieke derden en verwerkers.

  1. i. WERKNEMERS VAN ALK & EXTERNE VERWERKERS

De ontvangers van uw persoonsgegevens zijn werknemers van entiteiten die tot de ALK Group behoren en externe verwerkers die voor ons specifieke diensten verlenen en persoonsgegevens verwerken. Zij ontvangen uw persoonsgegevens alleen wanneer het noodzakelijk is dat ze hiervan op de hoogte zijn, zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht en moeten vooraf passende juridische stukken ondertekenen.

  1. ii. ONAFHANKELIJKE DERDEN

Indien dit nodig is, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan onafhankelijke derden, zoals advocaten, overheidsinstanties of externe auditors. In andere situaties, zoals bij de inschakeling van externe partijen voor verzending of betaling, bent u betrokken bij het proces en kunt u, zo mogelijk, keuzes maken over de transactie of de betaalwijze.

iii. DOORGIFTEN VAN GEGEVENS UIT DE EU/EER NAAR DERDE LANDEN

Wanneer we gegevens uit de EU/EER delen met een bedrijf of een met ALK gelieerd bedrijf in een derde land, passen we contractbepalingen toe die aansluiten bij de EU-normen zodat het ontvangende bedrijf verplicht is de persoonsgegevens op passende wijze te behandelen, tenzij het land waar het bedrijf actief is al door de EU beschouwd wordt als een land met een geschikt niveau van gegevensbescherming. Meer informatie over dergelijke bepalingen is hier te vinden. Wanneer doorgiften van gegevens noodzakelijk zijn in andere situaties, stellen wij u op de hoogte van de geldende specifieke nalevingsmaatregelen voor de afdwinging van het EU-recht.


WELKE RECHTEN HEEFT U?

Als u een recht wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op. U vindt onze contactgegevens aan het begin van deze verklaring. U kunt ook op dezelfde wijze contact met ons opnemen als toen u ons uw gegevens en/of toestemming gaf. Onder bepaalde omstandigheden kunnen we u ook toegang geven tot uw gegevens om deze te wijzigen en te downloaden, en uw privacy-instellingen online aan te passen via een beveiligde verbinding.

 

INTREKKING VAN TOESTEMMING

Wanneer u ons toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer doelen, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken (zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen die plaatsgevonden hebben voor de intrekking van die toestemming).

 

INZAGE EN RECTIFICATIE

Gedurende de periode waarin wij uw gegevens verwerken, kunt u inzage krijgen in uw gegevens en onjuiste gegevens laten corrigeren.

U heeft recht op verstrekking van een kopie van uw gegevens. Deze wordt op een zodanige wijze verstrekt dat de rechten en privacy van andere personen niet in het geding komen.

U heeft ook het recht ons te vragen om relevante informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens.

 

OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS

Wanneer u ons gegevens heeft verstrekt op grond van uw toestemming of in verband met een overeenkomst tussen u en onze organisatie, is op die gegevens het recht op overdraagbaarheid van gegevens van toepassing.

Dit betekent dat u het recht heeft die gegevens te ontvangen in een overdraagbare vorm (in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm) en deze aan u te laten overdragen of, indien technisch uitvoerbaar, rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (een entiteit of persoon van uw keuze).

We wijzen erop dat de gegevens op een zodanige wijze verstrekt worden dat de rechten en privacy van andere personen niet in het geding komen.

 

RECHT OP BEZWAAR

Wanneer we uw gegevens verwerken op grond van onze gerechtvaardigde belangen, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens onder opgave van redenen die verband houden met uw situatie. U kunt zonder opgave van redenen bezwaar maken wanneer de gegevens gebruikt worden voor direct marketing.

 

WISSING ('RECHT OP VERGETELHEID')

U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen en niet langer te verwerken. Indien we die gegevens echter nog nodig hebben en/of wettelijk verplicht zijn deze te bewaren, kan de wissing van die gegevens uitgesteld worden. In dergelijke gevallen delen wij dit aan u mee en vertellen wij u waarom de wissing wordt uitgesteld en wanneer deze wel zal plaatsvinden.

 

BEPERKING VAN DE VERWERKING

In plaats van wissing kunt u verzoeken om beperking van de toegang tot uw gegevens. Verdere verwerking van beperkte gegevens mag alleen plaatsvinden met uw toestemming of om in de geldende wet(ten) voorziene redenen.

Als beperking van de toegang niet mogelijk is omdat het voor ons noodzakelijk is en wij wettelijk bevoegd of verplicht zijn om de gegevens te verwerken, delen wij dit aan u mee, evenals de redenen hiervoor.

U wordt ook op de hoogte gesteld als de beperking mogelijk wordt opgeheven, zodat u zo nodig verdere stappen kunt ondernemen.

 

KLACHTEN

Als u ontevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met uw gegevens, over de informatie die u ontvangt of over een ander aspect met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. U kunt ook de functionaris(sen) gegevensbescherming van ALK rechtstreeks benaderen.


HET RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN BIJ EEN TOEZICHTHOUDENDE INSTANTIE

Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op het EU-recht, heeft u het recht om klachten in te dienen bij een toezichthoudende instantie in de EU-lidstaat waar u woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond.

Elke toezichthouder moet een website hebben in de officiële taal van het land waarop alles wordt uitgelegd. Mocht u problemen ondervinden bij het verkrijgen van die informatie, neem dan contact met ons op voor hulp.

 

VEILIGHEID & ONZE WAARDEN

Wij treffen redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en om te waarborgen dat die gegevens verwerkt worden overeenkomstig de geldende wetten en normen. We hebben een aantal relevante interne beleidsnota's, procedures en richtlijnen en we zorgen ook voor toepassing van passende geheimhoudings-, verwerkings- en andere overeenkomsten en bepalingen  zodat uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

Wij nemen privacywaarden zeer serieus en willen ervoor zorgen dat uw gegevens veilig zijn. Indien van toepassing ontvangt u specifieke informatie over risico's en risicobeperkende acties die wij nemen. Lees voor meer informatie de VERKLARING INZAKE PRIVACYWAARDEN VAN ALK die hier te vinden is.

 

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING MET INBEGRIP VAN PROFILERING

 

Ten behoeve van een effectieve bedrijfsvoering en levering van producten en diensten van hoge kwaliteit, passen we een aantal automatische middelen en classificaties toe die relevant zijn voor onze bedrijfsvoering.

 

U wordt echter niet onderworpen aan besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking (met inbegrip van profilering) die uw wettelijke rechten op enige wijze beïnvloeden.